¿Es la falta de tiempo realmente tu problema?

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¿Es la falta de tiempo realmente tu problema?

Métodos para la organización del tiempo

Siempre te quejas de la falta de tiempo, pero ¿es este realmente tu problema?

Déjame decirte que en el 80% de los casos (o igual es un % superior) el principal problema no es la falta de tiempo, sino la mala gestión de este.

En el post anterior “8 consejos para que te de la vida” ya hablamos de algunas técnicas de productividad, que te ayudarán a gestionar mejor el tiempo.

¿Estás harto de hacerte horarios con las tareas agrupadas por días y de llenar la pared con mil post-it con tareas pendientes por hacer?

Podríamos hablar de mil métodos que te ayudarán en la gestión del tiempo y harán que “te de la vida”, pero en este post vamos a centrarnos únicamente en 2 de ellos en concreto.

Método Kanban

Quizás es uno de los métodos más conocidos, por no decir el más conocido, sobre la organización del tiempo.

Este método de origen japonés comenzó a utilizarse en una fábrica de Toyota.

Si quieres empezar a usar los post-it para gestionar tu tiempo y hacerlo con fundamento, entonces utiliza este método.

 

Para poder llevarle a cabo necesitarás post-it y un lugar amplio donde poder colocarlos, una pizarra/panel/ o algo similar.

En los post-it se van indicando las tareas a realizar y posteriormente se divide la pizarra o panel en 3 columnas: tareas por hacer, tareas en curso y tareas finalizadas.

Añades cada tarea en la columna correspondiente, y dentro de estas columnas las tareas se categorizan en función del esfuerzo que requieran para su realización: sencillas, de complicación intermedia y complicadas.

Las tareas irán pasando de columna en columna en función de si la tarea aún está por hacer, ya se ha comenzado con ella o ya está acabada.

Una vez acabada no la quitaremos de la pizarra o panel para que psicológicamente nos encontremos más motivados observando lo que ya hemos conseguido.

Matriz de Eisenhower

Seguro que muchas veces te has preguntado si realmente eres productivo en tu trabajo¿Te han asaltado dudas sobre si estás dando tú 100%? ¿No crees que a menudo dedicas el tiempo en tu lugar de trabajo a cosas triviales, a interrupciones? ¿Cuántas de las cosas que haces realmente están generando dinero?

La matriz de Eisenhower nos ayuda a clasificar las tareas en función de su urgencia e importancia, estableciendo prioridades en la realización de estas.

La importancia depende de si la tarea que tenemos que realizar nos acerca a nuestro objetivo final o no. Mientras que la urgencia se basa únicamente en la temporalidad de la tarea.

Teniendo claras estas 2 premisas las tareas se clasifican en varios cuadrantes:

Zona 1: Tareas importantes y urgentes. Son aquellas tareas que no se pueden delegar y que hay que realizarlas cuanto antes mejor.

Lograrlas te acercará a tu objetivo final, mientras que si las vas atrasando puedes perder el enfoque en tu meta final.

Zona 2: Tareas importantes y no urgentes. Son aquellas tareas que lograrlas también te acerca a tu objetivo final, pero no necesitan ser realizadas con una temporalidad tan cercanas como las tareas de la zona 1.

Son tareas que hay que programar para una fecha en concreto, y a medida que se va acercando la misma pueden pasar a formar parte de la zona 1.

Zona 3: Tareas no importantes y urgentes. Son tareas que deben de delegarse para no quitar tiempo a las tareas de la zona 1 y 2. El logro de estas no te acercará a la meta final, pero estas tareas necesitan de una temporalidad muy cercana.
 
Zona 4: Tareas no importantes y no urgentes. Son tareas que su logro no nos va a acercar a la meta final, y además no son de temporalidad inmediata o cercana.

Lo mejor es eliminarlas directamente.

Lo ideal sería que nuestras tareas estuvieran en la zona 2, aunque no siempre es posible. Para conseguirlo siempre puedes empezar por:

-Aprender a decir que no a cosas que no son importantes.

-Realiza planificaciones semanales en lugar de planificaciones diarias, de esta forma estarás dando prioridad a lo importante en lugar de a lo urgente.

-Todo es cuestión de prioridades. Tenlas claras y ponlas por delante de todo aquello que no lo sean.

Cuando te he empezado a hablar de este último método he hecho referencia al tema laboral, pero estos métodos son aplicables también a cualquier faceta de la vida personal o proyecto que se quiera emprender o se esté llevando a cabo.

Y tú, ¿has identificado ya a tus ladrones del tiempo?

¡Elige tu suerte!

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