¿Cómo puedo ser más productivo?

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¿Cómo puedo ser más productivo?

Métodos de productividad

Hoy nos toca hablar de productividad, pero ¿qué es realmente la productividad? Podríamos decir que es la metodología que nos ayuda a organizar nuestras ideas y trazar un plan, es decir, hacer más cosas con menos esfuerzo.

Y ahora estarás pensando, vale, todo eso está muy bien, pero ¿cómo puedo conseguir ser más productivo?

Tenemos dos opciones:

  • Utilizar un método existente: Con la pega de que la mayoría son muy abstractos y a menudo se confunden con otras técnicas de estudio como la técnica Pomodoro mencionada en este post.
  • Crear un método propio: Utilizando las miles de herramientas que tenemos a nuestro alcance.

Métodos existentes

Método OSEI

Método de productividad creado por el ingeniero Iago Fagra.

Como indican sus siglas, este método te ayuda a optimizar los recursos que tienes disponible enfocándote en 4 cosas principales: Objetivos, Estrategia (Strategy en inglés), Ejecución e Infraestructura.

  • Objetivos: centrándote en lo que quieres conseguir, ¿qué es lo realmente importante? Hay muchas cosas que te están quitando tiempo, aprende a priorizar.
  • Estrategia: ¿Cómo voy a lograr conseguir los objetivos? Que acciones voy a llevar a cabo para conseguir lograr los objetivos. Te ayuda a céntrate en los objetivos, en las metas que quieres conseguir.
  • Ejecución: Cómo voy a llevar a cabo las acciones que he mencionado en el punto anterior.
  • Infraestructura: Todas las herramientas que nos ayudan a organizar nuestra estrategia y ejecutarla para la consecución de los objetivos.

Método GTD (Getting Things Done)

Método de productividad creado por David Allen, incluido en su libro “Organízate con eficacia”.

Este método parte de la premisa de que todas las tareas deben escribirse en un bloc de notas o checklist para disminuir la carga mental que supone tener que acordarse de todo. De esta forma, como ya lo tienes todo por escrito puedes asegurarte de que no se te va a olvidar nada. En los momentos de tranquilidad tu cabeza no estará pensando en que tiene que hacer después.

Además, cuando realices otra tarea tu mente y todos tus esfuerzos podrán estar puestos en ella evitando distracciones.

David Allen recomienda que las tareas grandes o de mucha complejidad se subdividan en tareas más pequeñas a las que debemos ponerlas una fecha concreta de finalización.

En la fecha que hayamos indicado, la tarea se comprobará para ver si está terminada y si no lo está descubrir la razón. Pudiendo identificar también así los problemas que vayan surgiendo.

Este método se divide en 5 etapas:

  • Recopilar: El objetivo principal de esta etapa es identificar todas las ideas, tareas o cosas pendientes que tengamos que realizar y ponerlo por escrito. Puedes apoyarte en herramientas como Google Keep o Trello.
  • Procesar: En esta segunda etapa vamos a clasificar esas tareas de las que hemos hablado en el paso anterior.
    ¿Cómo de importante es esa tarea?, ¿es urgente?, ¿puedo quitármela de encima ya mismo?, ¿tengo que esperar para poder completarla?
    En función de la respuesta a estas preguntas clasificaremos la tarea: la desechamos, la delegamos o la posponemos.
  • Organizar: En este paso debes de fijar fechas para la finalización de las tareas. Si alguna tarea es muy compleja y tienes que subdividirla en varias será considerada como proyecto.
    Deberás ir anotando también los “siguientes pasos” que tienes que dar para lograr finalizar la tarea y proyecto. Y también deberás de comprobar el estado de todas esas tareas que has archivado en la etapa anterior (por ejemplo porque las hayas delegado).
  • Evaluar: Llegado a este punto tienes que revisar la consecución de la tareas asiduamente. Tira de agenda y empieza cada día viendo las tareas que hay pendientes para ver cual elegimos en función de su categoría y fecha de entrega. Realiza una “retrospectiva» comprobando todo esto una vez a la semana.
  • Hacer: En esta última etapa tomamos acción y para ello hay que tener en cuenta el contexto, el tiempo disponible, la energía que tenemos y la disponibilidad.

Método ZTD (Zen To Done)

Se trata de una versión simplificada del método Getting Things Done, de Leo Babauta.

Este método se apoya en 10 hábitos que te ayudarán a organizarte y conseguir ser más productivo. Estos hábitos son: 

  • Recopila: Al igual que en el método GTD este hábito consiste en llevar tu bloc de notas siempre contigo para poder apuntar tareas/ideas que se te ocurran en cualquier momento.
  • Procesa: Toma decisiones sobre todas las tareas/ideas que hayas apuntado y hazlo rápido. Desecha, delega o pospón para otro momento.
  • Planifica: Realiza esa retrospectiva de la que nos habla David Allen en el método GTD y haz por lo menos una vez a la semana una revisión de tu calendario indicando las tareas a realizar.
  • Ejecuta: Cuando elijas una tarea, céntrate en ella y elimina las distracciones.
    Evita ser multitarea y hasta que no acabes con la primera no te pongas con la siguiente. Crea un sistema simple: Céntrate en ejecutar y no pierdas tiempo haciendo más compleja la recopilación de ideas/tareas.
  • Organízate: Realiza la acción de desechar, delegar o archivar; pon cada cosa en su sitio y no lo dejes para más tarde.
  • Revisa: Realiza una revisión semanal en la que compruebes como va la consecución de los objetivos.
  • Simplifica: Quédate con lo esencial y no te compliques la vida con tareas complejas. Clasifica muy bien tus tareas y da prioridad a las importantes.
  • Crea rutinas: Para intentar estructurar tu método. Por ejemplo: comienza el día ojeando el calendario con las diferentes tareas.
  • Encuentra tu pasión: Busca algo que te apasione. Si lo encuentras la palabra procrastinar saldrá de tu diccionario y la realización de las tareas vendrá sola.
    Busca constantemente cosas que te encante hacer y piensa cómo podrías vivir de ello.

Crea un método propio

Utiliza las miles de herramientas que tienes a tu alcance y apóyate en ellas para construir un método propio.

Comienza por definir tus objetivos: aquello que quieres conseguir, tus metas. Una vez tengas claro cuales son, piensa que estrategia vas a seguir para conseguirlos y cómo vas a ejecutar esa estrategia. Este paso sería algo así como la visión y la misión de una empresa.

No te olvides de medir. Mídelo absolutamente todo. Lo que se mide no se deja en el olvido y puede mejorarse, lo que no se mide no se puede mejorar.

Cuando te hablo de utilizar las herramientas que tienes a tu alcance tienes que pensar 2 cosas: las herramientas en las que te vas a apoyar para desarrollar el plan (Trello, Google Keep, MindMeister, Hootsuite, etc) y las herramientas que vas a utilizar para medir la consecución de tus objetivos (Google Analytics, SalesForce, etc). ¿Cada cuánto vas a medirlo? Diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.

Ahora que ya conoces estos métodos y unas pautas para desarrollar el tuyo propio, ¿Qué excusa tienes para no ser productivo?

¡Elige tu suerte!

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One Comment
  1. Por ser tan sintético y sencillo es muy práctico. Me encantó. Además, el colofón de adaptarlo a nuestras necesidades y medir. 😉

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